Dokumentin- ja asianhallinta

Visma Consulting

Digitalisaation
asiantuntija

Dokumentin- ja asianhallinta

Tarjoamme kattavan avoimen lähdekoodin ratkaisun organisaation dokumentin- ja asianhallinnan toteuttamiseen. Ratkaisu on modulaarinen ja se sisältää dokumentinhallinnan, asianhallinnan ja tiedonohjausjärjestelmän erillisinä, mutta saumattomasti yhteentoimivina tuotteina. Kaikki järjestelmät ovat saaneet arkistolaitoksen SÄHKE2 sertifikaatin. Asianhallintaratkaisumme, Visma Case Manager tarjoaa erittäin helppokäyttöisen ja kattavan ratkaisun organisaation asianhallinnan toteuttamiseen. Tiedonohjausjärjestelmämme tarjoaa tavan toteuttaa organisaation tiedonohjaus ja tiedon elinkaaren hallinta luotettavasti helppokäyttöistä ohjelmistoa hyödyntäen. Dokumentinhallintaratkaisumme perustuu Alfresco- tuotteeseen, joka on yksi maailman laajimmin käytetyistä avoimen lähdekoodin dokumentinhallintaratkaisuista.  

Asianhallinta
 

Asianhallinnan ratkaisumme – Visma Case Manager perustuu avoimen lähdekoodin ohjelmistoalustaan ja se tukee SÄHKE2 standardia. Se takaa ratkaisulle kustannustehokkaan ympäristön, jonka käyttökustannukset eivät nouse hallitsemattomasti käyttäjämäärän kasvaessa. Ratkaisu on toteutettu standardien pohjalta avoimuuden periaatteella, jolloin asiakkaan ei tarvitse välttämättä sitoutua yhteen toimistotyövälinetoimittajaan.  

Visma Case Manager -ratkaisukokonaisuuden perustoiminnallisuuksia ovat mm.  

  • sähköinen työpöytä integroituna toimistotyövälineisiin kuten haluttuun sähköpostijärjestelmään
     
  • asianhallinnan ominaisuudet työpöydällä; resurssienhallinnan integraatio
     
  • asianseurantaominaisuudet
     
  • modifioitava asiakirjojen metatietomalli
     
  • edistykselliset hakuominaisuudet
     
  • SÄHKE2 standardin tuki
     
  • sosiaalisen median työkalut kuten instant message, omat sivustot ja chat
     
  • julkaisujärjestelmän ominaisuudet
     
  • selainpohjainen ratkaisu, joka on riippumaton käyttäjän selaimesta
     

Dokumentinhallinta
 

Dokumenttien määrä organisaatioissa kasvaa jatkuvasti ja niiden hallinta ja löytäminen muuttuu perinteisiä jaettuja levypalvelimia käyttävissä organisaatioissa entistä haasteellisemmaksi. Dokumentinhallintaratkaisu tuo vastauksen ongelmaan edistäen tiedon keruuta, tallentamista, jalostamista ja jakamista. Tarjoamamme ratkaisu dokumenttien hallintaan on Alfresco. Se on maailman johtava avoimen lähdekoodin dokumenttien ja sisältöjen hallintajärjestelmä. Alfresco joustaa asiakkaiden tarpeiden mukaan ja sillä voidaan kattaa kaikki sisällönhallinnan tärkeimmät alueet. Alfresco on helppokäyttöinen, laajennettava ja lisenssimaksuton ohjelmisto. Sen käyttöönotto on nopeaa ja vaivatonta eikä käyttäjien koneisiin tarvitse asentaa erillisiä asiakasohjelmia. Olemme Alfrescon ensimmäinen virallinen pohjoismainen yhteistyökumppani ja työntekijämme ovat Alfrescon valtuuttamia sertifioituja asiantuntijoita.
 

Ratkaisun ominaisuuksia
 

  • Tehokas hakutoiminto löytää dokumentit helposti ja nopeasti. Haut voidaan kohdistaa sisällön lisäksi dokumenttien metatietoihin ja tallentaa uudelleenkäyttöä varten.
     
  • Joustava metatietomalli luokittelee järjestelmän sisältämät dokumentit parhaalla tavalla. Metatiedot voidaan lukea automaattisesti dokumenteista, joka vähentää luokitteluun tarvittavan työn määrää.
     
  • Dokumenttien versiointi mahdollistaa muutoshistorian tarkastelemisen ja palaamisen aiempiin versioihin.
     
  • Dokumenttien lukitus estää vahinkoperäiset usean käyttäjän samanaikaiset muutokset.
     
  • Dokumenttien käyttöoikeudet ovat monipuolisesti sekä käyttäjien että ylläpitäjien hallittavissa.
     
  • Työjonot kuljettavat dokumentteja määritellyssä järjestyksessä henkilöltä toiselle.
     
  • Keskustelupalstat auttavat ymmärtämään dokumenttien sisältöjä ja käyttötarkoitusta; keskustelupalsta on luotavissa kansiota tai yksittäista tiedostoa varten.
     
  • Monikielinen web-käyttöliittymä.
     
  • Mahdollisuus käyttää Windowsin resurssienhallintaa käyttöliittymänä.
     
  • Työtilat tiimeille - reaaliaikaiset virtuaaliset työtilat ryhmätyötä varten.
     
  • Työnkulku ja tiedotukset - sähköpostia/RSS-lukijaa hyödyntävä työnkulku ja tiedottaminen.
     
  • Uudelleenkäytettävät rakenteet - valmiita tai mukautettuja kansio-/dokumenttirakenteita voi käyttää läpi organisaation.
     
  • Mahdollisuus sallia organisaation ulkopuolisille käyttäjille pääsy haluttuihin työtiloihin.
     

Tiedonohjausjärjestelmä
 

Tarjoamme Toj.fi tiedonohjausjärjestelmäratkaisua, jolla organisaatio voi toteuttaa tiedonohjaussuunnitelman ja tiedon elinkaaren hallinnan helppokäyttöistä ohjelmistoa hyödyntäen. Järjestelmän avulla käyttäjien ei tarvitse tuntea prosessin monimutkaisia sääntöjä, vaan ne ohjataan automaattisesti tiedonohjaussuunnitelman avulla. Ratkaisu on saatavilla SaaS –palveluna tai asiakkaan valitsemaan ympäristöön asennettavana ratkaisuna. Tarvittaessa asiakkaan jo tekemät tiedonohjaussuunnitelman määritykset ovat siirrettävissä Toj.fi –ympäristöön.  

Tarjoamme myös tukea tiedonohjaussuunnitelman laadintaan, sähköiseen arkistointiin sekä SÄHKE2 –määritykseen perehtymiseen.  

Tilaa maksuton käyttöoikeus Toj.fi-ratkaisuun www.toj.fi -sivustolta.
 

Ota yhteyttä ja kerromme lisää!