<img height="1" width="1" src="https://www.facebook.com/tr?id=265304077513229&amp;ev=PageView &amp;noscript=1">

Caset

DEAS paransi palvelunsa käyttäjäkokemusta automaatiolla

Visma Consulting kehitti Tanskassa DEASille findbolig.nu -portaalin, jonka kautta yksityishenkilöt voivat muun muassa jonottaa vuokra-asuntoja.

DEAS on yksi Tanskan suurimmista asunto-osakkeiden hallintayhtiöistä ja se myös omistaa esimerkiksi suurien eläkeyhtiöiden vuokra-asuntoja.

DEAS vastaanotti verkkosivuilleen yhä enemmän asiakaspalautetta käyttäjäystävällisyydestä, toiminnallisuuksista sekä integraatiomahdollisuuksista muiden järjestelmien kanssa. Visma tuli kuvioihin ja auttoi jatkokehittämään DEASin palvelua nostamalla sen uudelle teknologiselle alustalle.

Ratkaisu toi:

  • Paremmat itsepalvelumahdollisuudet, vähemmällä manuaalisella lomakkeiden täyttämisellä
  • Läpinäkyvyyttä asiakkaan ja palvelun välille; kodin omistajaehdokas löytää tärkeät tiedot helposti ja näkee palvelun varteenotettavana vuokrauspalveluna
  • Integraatiomahdollisuudet sisäisten ja ulkoisten järjestelmien kanssa varmistavat toimivamman kommunikaation isännöitsijöiden ja vuokralaisten kanssa 
  • Manuaalinen työ vähenee ja vapautuneet asunnot löytävät uudet asukkaat nopeammin
  • Integraatiot esim. Google Mapsin, Netsin ja SMS-palvelun kanssa.

Käyttäjäkokemus koetuksella vanhan järjestelmän kanssa

Erityisesti DEAS halusi kehitystyöltä web-pohjaisen jonotusjärjestelmän jatkokehitystä. Palvelussa yksityishenkilöt voivat listautua odottamaan haluamaansa asuntoa tai taloa, ja vuokranantajat voivat vuorostaan mainostaa vapaina olevia kohteita.

“Kohteiden listaus -ominaisuus oli niin vanhentunut, ettei sen käyttökokemus yltänyt meidän tai asiakkaidemme vaatimustasolle. Palvelun itsenäisen käytön tulisi olla huomattavan helppoa sekä mukavaa, ja sen tulisi toimia selaimesta riippumatta”, taustoittaa Dorte Hovgård Hansen, DEASin Development Manager.

Hajanaisesta tiedosta selkeyttä

Dorte Hovgård Hansen kertoo Visman roolista uusien toiminnallisuuksien sekä itsenäisen käytön asteen lisäämisestä palveluun:

Visma on yhdistänyt hajallaan olleet hyvät ominaisuudet saman palvelun alle, sekä tuonut uusia toiminnallisuuksia – joista palvelun käyttäjäkokemus on kenties tärkein. Itsenäinen käyttö sekä vuokraajan että vuokranantajan osalta on kasvanut huomattavasti uudistetussa palvelussa.”

Hovgård Hansen jatkaa: “Kun uutta asuntoa etsivä eläkerahaston jäsen pyytää asuntotarjousta, häneltä kysytään tietyt henkilötiedot ja hänet asetetaan jonoon kyseisen eläkerahaston asettamien sääntöjen mukaan. Kun asunto vapautuu, hänelle tulee siitä ilmoitus ja hän voi joko hyväksyä tai hylätä asuntotarjouksen.”

Vahva kehitysosaaminen takaa vakaan järjestelmän

“Mikäli asunnonhakija ei hyväksy tarjousta, tai kenties jättää kokonaan vastaamatta tarjoukseen, jono etenee jälleen ennalta asetettujen sääntöjen mukaan. Henkilö voi saada sanktiota niin, että hänet siirretään jonossa taaemmas, tai hänelle ei tiettyyn aikamääreeseen anneta asuntotarjouksia.

Samalla tämä, yhä vapaana oleva asunto odottaa ottajaansa ja sitä tarjotaan seuraavalle jonottajalle. Systeemin tulee tällöin tunnistaa kaikki tilanteeseen vaikuttavat osaset sekä säännöt. Vaikka hyvin toimivasta palvelusta ei sitä äkkiseltään huomaakaan, taustalla on pakko olla vahvaa ohjelmointiosaamista sekä ymmärrystä.”

DEAS voi automaattisesti tarkistaa asunnonhakijan tietojen yhteensopivuuden eläkeyhtiöltä, kun palveluun on integroitu kyseisiä asiakastietoja käsittelevä osa. Pienempien toimijoiden kanssa asioidessaan DEASin tulee yhä vaihtaa tietoja puhelimitse tai postilla, mutta suurempien asiakkaiden kanssa toimimisessa mukana on tällaista automaatiota. Dorte Hovgård Hansen kommentoi, että “on hienoa, että järjestelmä sallii tällaisen joustavuuden käsinsyötetyn ja automatisoidun tiedon kanssa.”

Käyttäjän tavoitteet kirkkaina mielessä

“Meille on erittäin tärkeää, että palveluportaali näyttää vakavasti otettavalta ja asialliselta. Siellä täytyy olla selkeästi esillä asunnon hinta, vuokranantajan tiedot, ja missä kunnossa asunto on. Visma on varmistanut, että kaikki kodit esitellään samoin määrein tehdyillä malleilla, jolloin tiedotkin ovat samoin tavoin nähtävillä verrattavien kohteiden kesken."

Jos koti vuokrataan, se lähtee automaattisesti pois valikoimasta. Näin asuntoa etsivällä vuokraajalla on kokoajan realistinen kuva saatavilla olevien kohteiden listauksessa.

Uuden järjestelmämme myötä meillä on myös mahdollista näyttää asuntokohteiden pohjapiirustukset järkevästi, ja Google Maps -integraation kanssa kohteiden sijoittuminen kartalle on helppo hahmottaa”, Dorte Hovgård Hansen kertoo ratkaisun tuomista parannuksista.

Asunnot eivät jää tyhjilleen

“Aiempaan verrattuna uusi ratkaisu mahdollistaa vapautuvien asuntojen uudelleenvuokrauksen huomattavasti nopeammin”, Dorte Hovgård Hansen nostaa esille. “Aiemmin manuaalisesti tehtyjen toimenpiteiden automatisointi on tuonut meille tehokkuutta.

Samalla lisääntyneet mainostusmahdollisuudet antavat eläkeyhtiöille tilaa mainostaa vapaita kohteitaan, mikäli kukaan heidän jäsenistään ei ole vuokraamassa kyseisiä asuntoja. Näin asunnot eivät suotta ole tyhjillään pitkiä aikoja.”

Ketteryys kertoo yhteistyön laadusta

Yhteistyö DEASin ja Visman välillä on ollut ketterää, mikä on Dorte Hovgård Hansenin mielestä suuri etu: 

Työntekijämme ovat olleet jatkuvasti mukana kehityksessä sen sijaan, että näkisimme vain valmiin tuotteen. Koko organisaatiotamme on informoitu tulevasta uudistuksesta ja meillä on ollut hyvä mahdollisuus miettiä omia työtapojamme tässä samalla.”

“Se, että olemme matkan varrella keksineet uusia kriteerejä sekä toiveita kehitykselle, on epäilemättä aiheuttanut paljon vaatimuksia sekä Vismalle että meille itsellemme. Lopputuloksesta voi kuitenkin sanoa, että olen nyt paljon varmempi ratkaisun kokonaisuudesta. Meillä on hyvin läpi mietitty ratkaisu joka toimii meidän sekä asiakkaidemme liiketoimintaa tukevalla tavalla”, Hovgård Hansen hymyilee.