Blogi

Tiedolla johtaminen 23.03.2021

Mitä korona opetti meille raportoinnista?

Pandemian jatkuessa toista vuotta, olemme nähneet ympärillämme paljon muutoksia. Vakiintuneet asiakkuudet ovat saattaneet kutistua merkittävästi, aiemmin marginaalisena nähdyt palvelut ovat voineet lähteä rakettimaiseen kasvuun ja työn tekemisen tapoihin sekä työhyvinvointiin liittyvät kysymykset ovat korostuneet entisestään. Miten nämä ja monet muut viimeisen vuoden aikana tapahtuneet muutokset näkyvät seuraamillasi raporteilla? Mistä asioista kuulet vain toisten puheista, ilman oikeaa dataa ja mittareita?

Tarkka ja ajantasainen tieto siitä mitä omassa organisaatiossamme ja sen ulkopuolella tapahtuu on tärkeämpää kuin koskaan, mikäli haluamme pärjätä muutoksessa. Käytännössä tämä tarkoittaa laadukkaan raportoinnin merkityksen korostumista.

Syksyn alussa julkaistussa BI-aiheisessa blogissamme nostimme esiin kolme aihetta, jotka ovat pandemian aikana kriittisempiä kuin koskaan aikaisemmin:

  1. Varmista, että saat ajantasaista tietoa nykyhetkestä
  2. Varmista, että saat ajantasaisen kuvan tulevaisuudesta
  3. Varmista, että pystyt yhdistämään tietoa eri lähteistä ja muokkaamaan raportointia

Aikaisemmat blogimme ovat keskittyneet kohtiin kaksi ja kolme. Tässä blogissa pureudumme kohtaan yksi, eli ajantasaisen ja luotettavan tiedon tärkeyteen sekä siihen liittyviin haasteisiin.

Nykyaikana dataa tulee joka tuutista ja jokaisen taskusta löytyvässä puhelimessa on enemmän laskentatehoa kuin muutaman vuoden takaisessa tehotyöasemassa. Silti lähes jokaisen organisaation raportointikyvykkyydet ovat kaukana täydellisestä.

Vaikka elämme aikaa, jolloin tekoäly ennustaa mitä haluaisimme verkkokaupasta seuraavaksi ostaa, seurataan monessa yrityksessä toimintaa viikkojen tai jopa kuukauden viiveellä.

Lisäksi raportointi on toisinaan melko staattista eikä mahdollista omatoimista perehtymistä liiketoiminnan kannalta olennaisiin yksityiskohtiin.

Näin selviät yleisistä raportoinnin kipukohdista

Joskus kyse on siitä, että raportoinnin kehittämistä ei ole koettu tarpeelliseksi. Usein halua kuitenkin löytyy, mutta syystä tai toisesta toteutukset ovat jääneet vajaiksi. Alla muutama tyypillinen ongelmakohta sekä keinoja niiden ratkaisemiseen.

  1. Ajantasaista tietoa ei saada, koska sitä koostetaan osittain käsin.
    Tiedot saattavat kertyä useisiin järjestelmiin ja raportointiin halutaan tiedot yhdisteltynä. Tämän ratkaiseminen on osa lähes jokaista tekemäämme projektia, mutta hämmentävän usein se nähdään kuitenkin esteenä raportoinnin kehittämiselle. Oikeasti kyse on harvoin esteestä, eikä välttämättä edes merkittävästä hidasteesta. Myös mahdolliset manuaaliset tiedonsyöttöprosessit voidaan modernisoida.

  2. Tietoon ei voi luottaa.
    Dataa on nykyään niin paljon ja niin monessa paikassa, että se on äärimmäisen harvoin täysin oikein joka paikassa. Raportoinnissa on tärkeää rajata raportit siten, että niissä käytetään mahdollisuuksien mukaan vain sellaista dataa joka on varmasti luotettavaa. Jos tiedetään, että jokin osa-alue vaatii erityistä kehittämistä datan laadun osalta, kannattaa tuo osa-alue eristää raporteilla ja näin estää sitä sotkemasta laadukasta dataa sekä heikentämästä raporttien uskottavuutta. Tämä auttaa myös datan laadun kehittämisessä juuri siellä, missä sitä tarvitaan.

  3. Tieto on staattista, eikä siihen voi perehtyä omatoimisesti.
    Raportointivälineet ovat kehittyneet merkittävästi viimeisten viiden vuoden aikana ja on hyvä varmistaa, että työkalut ovat riittävän modernit mahdollistamaan omatoimisen datan tarkastelun. Lisäksi valitettavan usein panostetaan raportoinnin kehitykseen vain kertaluonteisesti ja jätetään huomiotta, että johtamisen painopisteet muuttuvat jatkuvasti ja raportoinninkin tulee mukautua tähän.

Kuten alussa totesin, viimeistään tämä pandemia on näyttänyt, että luotettavaa tietoa pitää olla saatavilla ajantasaisesti. Muutoin johdamme melkoisessa sumussa ja riski ajaa karille kasvaa suureksi. Monessa organisaatiossa ollaan kuitenkin vasta matkalla kohti tuota päämäärää, mutta osaavan kumppanin kanssa luoviminen päämäärään helpottuu ja nopeutuu huomattavasti. Me olemme auttaneet jo lukemattomia yrityksiä johtamaan toimintaansa aidosti tiedon avulla, joten ota yhteyttä mikäli haluat saada kaikki liiketoimintasi kannalta olennaiset tiedot käyttöösi helposti, luotettavasti ja juuri silloin kun niitä tarvitset. Täydellisesti toimiva raportointi ei ole 2021 enää haavekuva, vaan täysin tehtävissä. 

 

Lue blogisarjan edelliset osat täältä:
Tekeekö koronan tuoma epävarmuus budjetoinnin turhaksi?
Tietovarastointi koronasyksynä - turha viivytys vai välttämättömyys?