<img height="1" width="1" src="https://www.facebook.com/tr?id=265304077513229&amp;ev=PageView &amp;noscript=1">

Blogi

Liiketoiminnan budjetointi ja suunnittelu Qlik ympäristöissä

QlikView ja Qlik Sense ovat oivallisia välineitä liiketoiminnan analysointiin, mutta varsinaista liiketoiminnan budjetointijärjestelmää tai suunnitteluvälinettä ei Qliktechillä ainakaan toistaiseksi ole. Asiakkaillamme on kuitenkin tarve budjetoida, suunnitella ja ennustaa liiketoimintaa, joten toistuvasti meiltäkin kysytään miten asia on tarkoituksenmukaisinta järjestää hyödyntäen samalla aikaisemmin tehtyjä investointeja Qlik ratkaisuihin.

Kaikki lähtee liiketoiminnan tarpeista ja prosessista

Mitään hopealuotia tai yksiselitteistä vastausta ei kuitenkaan ole, vaan asia riippuu asiakkaan tarpeista. Kun mietitään asiakkaan kanssa yhdessä budjetointi- ja suunnitteluratkaisua tai sen modernisointia, ei lähtökohtaisesti yksi ja sama ohjelmistoratkaisu sovi kaikille, koska ohjelmistoissa on ominaisuuksiin liittyviä rajoitteita. Näiden rajoitteiden ja ominaisuuksien takia osa tavoiteltavista hyödyistä saattaa jäädä realisoitumatta. Samasta syystä ei kannata lähteä suin päin implementoimaan nykyistä suunnitteluprosessia uuteen työkaluun. Sen sijaan kannattaa ottaa yksi askel taaksepäin ja miettiä mahdollisimman tarkoituksenmukainen, liiketoiminnan tarpeista ja käytettävissä olevista resursseista johdettu liiketoiminnan suunnitteluprosessi ja vasta sen jälkeen tätä suunnitteluprosessia mahdollisimman hyvin tukeva tekninen ratkaisu.

Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty

Otetaan käytännön esimerkki: Henkilöstökulut voidaan suunnitella eri organisaatiotasoilla euroissa tai muussa valuutassa, joka on varmasti tyypillisin skenaario. Mutta kuinka luonnollista tämä on budjetointivastuussa olevalle? Aiheuttaako tämä sen, että kaikilla henkilöstökuluja suunnittelevilla on apuexceli, jossa ensin mietitään kuinka monta henkilöä missäkin kuussa keskimäärin on ja mikä henkilöiden palkka on ja sitten lasketaan excelissä palkan päälle työnantajan sivukulut ja vasta sitten syötetään lopputulos excelistä euroina suunnittelusovellukseen. Vaihtoehtona voisi olla syöttää suoraan henkilömäärä budjetointisovellukseen, jonka laskenta muuntaisi nuppiluvun euroiksi vastaavalle kustannusriville. Tämä olisi myös luonnollisempi tapa lähestyä asiaa: Kuinka monta henkilöä minun suunnitellussa organisaatiossani on milloinkin? Mitä enemmän organisaatiossa pyörii exceleitä budjetointi- ja suunnitteluprosessin tukena, sitä enemmän hyötyä olisi hyvin suunnitellusta ja toteutetusta ratkaisusta.

Nykytarpeiden lisäksi huomioitava tulevaisuuden tarpeet ja muutostilanteet

Nykytarpeiden lisäksi on syytä ottaa huomioon myös mahdollisia tulevaisuuden tarpeita ja liiketoiminnan muutostilanteita. Sellainenkin suunnittelu- ja laskentahimmeli on tässä vuosien saatossa nähty, missä organisaation liiketoiminta-alueiden uudelleenorganisointi tarkoitti aina konsulttien kutsumista paikalle muutamaksi kuukaudeksi, jotta saatiin luvut himmeliin sisään ja sieltä ulos. Ehdoton minimivaatimus on käydä läpi toiminta etukäteen tiedossa olevissa muutostilanteissa. Eräs tyypillisimmistä asetettavista tavoitteista on, että mahdollisimman pitkälle voitaisiin omin voimin hallita muutostilanteet sekä ylläpitää ja jatkokehittää ratkaisua.

Samalla kun lähdetään miettimään budjetointi- ja suunnitteluratkaisua olisi hyvä myös miettiä mahdolliset muut liiketoiminnan tarpeet. Jotkut ratkaisut ovat toiminnaltaan rajoittuneita ainoastaan talouden budjetointiin ja suunnitteluun, kun toisilla ratkaisuilla voidaan mallintaa ja simuloida mitä tahansa muutakin liiketoimintaa kuin suunnitella taloutta ulottuvuuksina tilikartta ja organisaatio. Tämän lisäksi konsernitasoinen liiketoiminnan budjetointi ja suunnittelu asettaa lisävaatimuksen samanlaisen konsernilaskentalogiikan toteuttamiselle kuin konsernilaskentajärjestelmässä on.

Ennen toteutusta on syytä käydä läpi seuraavat asiat:

  • Tavoitteet liiketoiminnan suunnittelun kehittämiselle
  • Liiketoiminnan ohjauksen suunnittelutasot
  • Mitä ovat suunniteltavat luvut
  • Ketkä ovat budjetointi ja suunnitteluvastuussa
  • Miten hallitaan suunnitteluprosessia eri vaiheissa
  • Perinteinen vuosibudjetointi vs. rullaava ennustaminen
  • Tarpeet liiketoiminnan simulointiin ja optimointiin
  • Miten hallitaan muutostilanteet
  • Suunnittelua tukevat informaatiotarpeet ja laskenta
  • Mahdollinen konsernilaskenta ja konsernitasoinen suunnittelu
  • Tarpeet lakanaraporteille, audit trail raporteille, kovenanttilaskelmille

Prosessi ohjaa teknologiavalintaa

Kun asiakkaan liiketoiminnan ohjaustarpeista johdettu TO-BE suunnitteluprosessi on saatu määriteltyä, niin vasta tämän jälkeen mietitään mikä saatavilla olevista ratkaisuista on paras asiakkaan tarpeisiin. Emme siis tarjoa samaa suunnitteluvälinettä kaikkiin tarpeisiin, vaan rakennamme prosessiin optimoidun ratkaisun ottaen samalla huomioon aikaisemmin tehdyt investoinnit, räätälöinnin tarpeen, mahdollisen pilvi/on premise strategian sekä muut asiaan vaikuttavat tekijät.

KIRJOITTAJA
Mikko Kontsas
Toiminut erilaisten Business Intelligence -hankkeiden parissa vuodesta 2000 saakka ja johtaa aiheen parissa toimivaa liiketoimintayksikköä Vismassa.
MUITA BLOGIKIRJOITUKSIA
KIRJOITTAJA: Ilkka Toivanen
Ketterät menetelmät ohjelmistokehityksessä
KIRJOITTAJA: Heidi Korhonen
Piristystä työpäivään Visman tapaan!
KIRJOITTAJA: Tommi Laitinen
Yrityskulttuurimme tukee onnistumista