Skip to content

Kehittäjä – Näin saat tehoa työpäivääsi

Jun 20, 2022 12:00:00 AM Timo Kiander

Kehitystyö, kuten muukin tietotyö, on usein repaleista. Tietoa, pyyntöjä ja muita asioita tulee paljon useista eri lähteistä, ja kaikkien asioiden mielessä pitäminen on haastavaa.

Muutamalla yksinkertaisella vinkillä pystyt hallitsemaan paremmin ajatusten ja tehtävien tulvaa ja työn tekeminen tehostuu. Nämä vinkit on helppo ottaa käyttöön arjessa ja näet niiden hyödyn päivittäisessä työssäsi heti.

1. Ajasta häiriöt

Ruudun ääressä istuessa tulee jatkuvasti mieleen ajatuksia, ideoita tai muita asioita, jotka haittaavat keskittymiskykyäsi. Jos näille ajatuksille antaa periksi, huomaat pian, että oletkin tekemässä jotain ihan muuta kuin mitä alunperin piti.

Hyvä tapa mieleen juolahtavien ajatusten käsittelyyn on ajastaa häiriöt niin sanotun häiriölistan avulla. Tähän listaan voit koota kaikki asiat, jotka tulevat mieleen jonkin työtehtävän aikana.

Häiriölista hyödyttää sinua kahdella tavalla:

Ensinnäkin, kun ajatuksen kirjaa jonnekin ylös, se ei jää päähän häiritsemään, eikä se houkuttele sinua pois työn alla olevasta tehtävästä. 

Toiseksi, ajatus tallentuu johonkin. Näin esimerkiksi jokin hyvä idea ei karkaa, vaan se on tallessa myöhempää käsittelyä varten.

Häiriölistaa voi toki ylläpitää sähköisenä, mutta itse suosin kynää ja paperia. Se on nopein ja helpoin tapa kirjata ylös mielessä pyörivät asiat.

Pelkkä häiriölistan pitäminen ei kuitenkaan yksistään vielä riitä, sillä siihen kirjatut asiat pitää myös käsitellä esimerkiksi näiden kolmen kohdan kautta:

  1. Jos asia ei tunnu enää myöhemmin järkevältä, poista se listalta.
  2. Jos asian voi suorittaa kahdessa minuutissa tai sitä nopeammin, hoida se heti pois päiväjärjestyksestä.
  3. Jos asia vaatii jatkokäsittelyä ja sen tekeminen kestää enemmän kuin kaksi minuuttia, laita se työlistaasi ja ajasta tehtävä.

Käsittely kannattaa tehdä pari-kolme kertaa päivässä. Näin kaikki kirjatut asiat tulevat käsiteltyä ilman, että ne häiritsevät työtehtävääsi.


2. Suunnittele päiväsi

Jos loit itsellesi häiriölistan, olet jo hieman pidemmällä keskeytysten ja häiriöiden hallitsemisessa. Mutta siinä missä häiriölista soveltuu asioiden “dumppaamiseen” pois mielestä, työlista pitää tallessa kaikki ne oleelliset asiat, joihin työpäivän aikana tulisi keskittyä.

Vaikka suosittelinkin häiriölistan ylläpitoon kynää ja paperia, kannattaa työlistan ylläpitoon ottaa käyttöön sähköinen järjestelmä. Tehtävien hallinta onnistuu helpommin sähköisesti, eikä mikään jää unohduksiin pöydältä putoilevien post-it-lappujen mukana. 

Päivän työlistaa suunnitellessa kannattaa tarkkaan miettiä, kuinka monta tehtävää pystyy oikeasti tekemään päivän aikana. Usein nimittäin tulee yliarvioitua, paljonko päivään voi mahduttaa. Lisäksi lopputulos voi myös masentaa, kun huomaa, ettei saanutkaan kaikkea listalle laitettua tehdyksi.

Määrän sijaan kannattaa panostaa tärkeyteen. Sen sijaan että tekee listasta liian pitkän, kannattaa valita esimerkiksi kolme tärkeintä työtehtävää, joihin keskittyy päivän aikana. 

Ne tehtävät, jotka jäivät tekemättä, siirretään esimerkiksi seuraavalle päivälle jatkotyöstöä varten. Jos tehtäviä joutuu jatkuvasti siirtämään seuraaville päiville, kannattaa analysoida, miksi näin kävi ja miten tilannetta voi helpottaa. Esimerkiksi tehtävien pilkkominen pienempiin osiin voi auttaa.

Ja ollaanpa vielä rehellisiä: Aina hyvä suunnittelukaan ei takaa, että ne tärkeimmät jutut tulee tehtyä. Esimerkiksi jos asiakkaan järjestelmä kaatuu, silloin työlistan kärkeen hyppäävät aivan muut kuin listalla olevat asiat.

3. Tauota työt

Jumittaako? Varsinkaan aivotyötä tekevän kannalta paikallaanolo ei aina edistä työn tekemistä – siitäkään huolimatta, ettei mitään muita häiriötekijöitä olisi.

Ongelmatilanteissa on helppo jäädä koneen ääreen istumaan ja pähkäilemään ratkaisua niin pitkäksi aikaa, että jotain tulee mieleen. Mutta tämä ei välttämättä ole ongelman ratkaisun kannalta se paras tapa.

Yksi hyviksi havaitsemistani keinoista on nousta ylös koneen äärestä ja kävellä pois. Se mihin kävely suuntautuu, ei ole tärkeää. Jos olet toimistolla, voit käydä esimerkiksi hakemassa kahvit automaatilta. Tai jos teet töitä kotoa käsin, voit kipaista hakemaan postit laatikosta. Tärkeintä on se, että nouset ylös ja liikut. Aivojen lisäksi myös kroppa kiittää kun saa liikettä. 

Olen huomannut, että useasti hyvä ratkaisu pompsahtaa mieleen kuin tyhjästä, kun vaihdan paikkaa ja liikun. Vaikka en keskitykään aktiivisesti itse tehtävään sillä hetkellä, prosessoivat aivoni taustalla ja yrittävät antaa ratkaisun tilanteeseen.

Mitä seuraavaksi?

Kaikkia näistä vinkeistä ei tarvitse ottaa käyttöön kerralla. Valitse siis yksi, ja kokeile sen toimivuutta. Jos siitä on sinulle oikeasti hyötyä, ota se mukaan arkeesi.

Työn tehokkuuden parantaminen onnistuu helpoiten, kun liikkeelle lähtee pienillä askelilla.

Tekstin kirjoittaja Timo Kiander on palvelupäällikkö ja tiiminvetäjä, joka kehittää ylläpidon palveluita Lappeenrannassa. Timolla on IT-alan kokemusta jo yli 25 vuotta, ja hän on tehnyt uransa aikana erilaisia IT-alan töitä myös mikrotuen, palvelinylläpidon ja ohjelmistokehityksen saralla. Timo on kirjoittanut englanniksi useita ajanhallintaan liittyviä kirjoja ja ylläpitää henkilökohtaiseen tuottavuuteen liittyvää blogia. Ruutuajan ulkopuolella hän tykkää viettää aikaa perheensä kanssa sekä harrastaa kestävyysurheilua juoksun, uinnin ja pyöräilyn muodossa.

Kiinnostaako koodaus? Inspiroiko IT-ala? Katso avoimet työpaikkamme tai ota yhteyttä.

Aiheeseen liittyvät artikkelit