Blogi

BI-työkalun valinta on suuri päätös

Raportointityökalut ovat kehittyneet niin, että monet aiemmin käytetyt ohjelmistot ovat vääjäämättä vanhanaikaisia. Useat yritykset ovat tästä syystä päätyneet uudistamaan BI-työkalunsa modernimpaan ja tämän päivän tarpeet täyttävään ohjelmistoon.

Kirjoitin insinöörityöni raportointityökalun valintaprosessista ja haastattelin työhön henkilöitä kolmesta suuresta yrityksestä. Kyseisillä yrityksillä raportointityökalun vaihto oli ollut ajankohtainen viime vuosina.

Jos teillä ei vielä ole käytössä modernia ja tehokasta työkalua raportointiin, aiemmista blogeista voit lukea miksi sellainen ehdottomasti kannattaa hankkia.

Raportointiympäristön valinta ja käyttöönotto on laaja ja pitkä prosessi

Pelkästään valintaprosessi kesti haastatelluissa suuryrityksissä keskimäärin noin 2,5 vuotta, jonka jälkeen aikaa kuluu vielä ohjelmiston käyttöönottoon. Valinnassa aikaa vei esimerkiksi tarpeiden määrittely ja potentiaalisten ohjelmistojen kartoittaminen, analysointi, vertailu ja testaaminen. 

Tärkeimpiä valintaan vaikuttaneita asioita olivat kaikkien yritysten osalta self-service BI -toiminnot, joita ei vanhemmista raportointivälineistä löytynyt. Muita vaatimuksia uudelle ympäristölle olivat muun muassa käyttäjäystävällisyys, porautumiskyky ja mahdollisuudet moderniin datan visualisointiin.

Keskeisessä osassa onnistuneen valintaprosessin taustalla oli sitä tehneiden henkilöiden tietotaito. Tiedetäänkö varmasti, mitä ollaan hankkimassa ja mitä halutut ominaisuudet vaativat yrityksen data-arkkitehtuurilta? 

Yrityksen olemassa oleva muu IT-arkkitehtuuri ei myöskään välttämättä tue kaikkia BI-välineiden käyttötapoja.

Hyvänä esimerkkinä toimii self-service BI -trendi. Sen mahdollistaminen oli jokaiselle haastatellulle yritykselle tärkeä tekijä välineiden uudistamisessa, mutta käytössä oleva data oli kuitenkin usein hyvin hajallaan ja vaikeasti käytettävissä.

Siksi pelkkä raportointivälineistön vaihto ei ole riittänyt aikaansaamaan self-service BI -kulttuurin kasvua.

Tiedosta, mitä uusia ominaisuuksia olet valmis käyttämään – Priorisoi!

Haastatteluissa kävi ilmi, että itsepalvelutoiminnan lisäksi valinnassa saatettiin antaa paljon painoarvoa muillekin ominaisuuksille, joita ei lopulta otettu tai saatu toimintaan. Tämän takia on erittäin tärkeää tiedostaa, miten paljon joillekin ominaisuuksille kannattaa antaa painoarvoa, jos niitä ei kuitenkaan saada hyödynnettyä yrityksen toiminnassa.

Valinnassa kannattaa olla mukana henkilöitä tasapuolisesti liiketoiminnan, IT:n ja käyttäjien edustajista, jotta kunkin osa-alueen näkökulmat huomioidaan.

Haastatteluiden kautta tuli esiin se, että valintaprosessin lopputulemaan ei oltu kaikilta osin täysin tyytyväisiä, jos eri näkökulmia ei oltu otettu valinnan aikana huomioon.

BI-työkalun valinnassa tärkeää on tutkia ohjelmiston ominaisuuksia ja toiminnallisuuksia, eikä todennäköisesti ole tarvetta pureutua yksityiskohtaisiin asioihin, kuten esimerkiksi yksittäisiin visualisointeihin.

Työkalut kehittyvät nopeassa tahdissa ja valintaprosessin alussa vertaillut välineet poikkeavat jo jonkin verran lopulta käyttöön päätyneistä työkaluista. Nykypäivänä markkinoita hallitsevat välineet Microsoft Power BI, Qlik Sense ja Tableau ovat kaikki toimivia ja kehittyviä työkaluja. 

Tärkeintä on muistaa, että välineistä saa hyötyä vasta kun raportit ovat käytössä. Tämän vuoksi huomio kannattaa keskittää onnistuneeseen käyttöönottoprojektiin ja luotettavan kumppanin valintaan sen toteuttamiseksi.